Le contexte

Bertille est consultante en stratégie de communication, à la tête de Lostyn Web, qu’elle a fondé en 2014. Son objectif ? Rendre la communication accessible, pertinente et authentique.

Je m’occupe de son site web depuis 2021 (refontes en 2021 et 2023 + forfait d’assistance).

En 2025, Bertille a lancé une nouvelle offre : Be Comm, une communauté en ligne dédiée aux entrepreneurs qui souhaitent créer eux-mêmes leurs contenus pour gagner en visibilité tout en bénéficiant de l’énergie d’un groupe et de l’expertise d’une pro de la comm’.

Be Comm regroupe :

• Une communauté privée sur Discord
• Des masterclasses
• Une bibliothèque de ressources variées (vidéos, tutoriels, etc.), enrichie régulièrement
• Une newsletter mensuelle exclusive truffée d’astuces et de conseils concrets
• Des lives hebdomadaires
• Des challenges mensuels

L’abonnement peut se prendre sur 3 mois, 6 mois ou 12 mois.

La problématique

Avant le lancement, Bertille voulait être certaine de ne pas se laisser déborder par la technique. Son objectif était clair : passer un minimum de temps sur la gestion des abonnements et se concentrer sur ce qui a vraiment de la valeur pour sa communauté — l’animation, le contenu et l’accompagnement de ses membres.

Concrètement, elle voulait éviter :

• D’avoir à inviter manuellement chaque nouveau membre après son inscription sur Thrivecart
• De devoir mettre à jour elle-même les accès Discord et la liste email
• De suivre à la main les abonnements (forfait choisi, date de fin, renouvellements…)
• Et de courir le risque d’oublier une relance ou de se tromper dans les accès

Avec une communauté qui pouvait rapidement grandir, ces tâches manuelles auraient représenté un volume de temps conséquent, une forte charge mentale, et un risque d’erreurs accru (membres bloqués, oubliés ou avec des accès incorrects).

La solution

J’ai d’abord conçu un tableau de bord Notion pour centraliser l’ensemble des informations sur les membres : type de forfait, date de fin d’abonnement, statut (actif, expiré, à venir), etc.

Nous avons ensuite réfléchi ensemble aux différents scénarios possibles : inscription, renouvellement et expiration. Pour chacun, j’ai construit un flux automatisé afin que Bertille n’ait rien à gérer manuellement.

Les automatisations mises en place :

• Dès qu’un abonnement est souscrit via Thrivecart, le membre est ajouté automatiquement à la base de données Notion
• Le nouveau membre reçoit instantanément son invitation à la communauté Discord et est inscrit dans MailerLite pour recevoir les communications réservées aux membres
• 7 jours avant la fin de l’abonnement, un mail est envoyé automatiquement pour proposer le renouvellement
• En cas de non-renouvellement, le rôle Discord du membre est modifié et son groupe MailerLite mis à jour pour restreindre ses accès

Par la suite, nous avons enrichi le système avec deux automatisations supplémentaires :

• La création automatique des évènements Discord à partir d’un calendrier Google Agenda
• L’envoi d’un message automatique chaque matin dans le canal Discord principal si un live est prévu dans la journée, pour stimuler la participation et l’engagement

Les résultats

Grâce à ce système :

• Bertille n’a aucune action manuelle à faire pour gérer les abonnements, les renouvellements et les accès
• Elle a une vision claire et à jour de sa communauté dans Notion, sans avoir à jongler entre plusieurs outils
• Les membres vivent une expérience fluide et professionnelle, de leur inscription jusqu’à la fin de leur abonnement
• Elle a pu lancer sa communauté en se concentrant sur l’essentiel : animer, créer du contenu et accompagner ses clients

Elle estime avoir économisé plusieurs heures chaque semaine dès le lancement, mais surtout, elle a gagné en tranquillité d’esprit, car elle sait que tout roule en arrière-plan.

Le témoignage de Bertille

Le contexte

Benjamin est expert-comptable indépendant. Depuis 2018, il accompagne les artisans, commerçants et professions libérales dans leur suivi comptable et financier, en leur offrant des solutions adaptées et un accompagnement de proximité.

Fidèle à son engagement de qualité, son fichier client et son planning sont bien remplis, et il est régulièrement contacté par de nouveaux prospects qui souhaitent travailler avec lui.

Depuis ses débuts, Benjamin a toujours cherché à optimiser ses process et ses outils pour gagner du temps et améliorer sa productivité, afin de lui permettre de répondre au volume croissant de demandes, tout en offrant la meilleure expérience possible à ses clients.

C’est dans cette optique qu’il a fait appel à moi en 2024 pour un audit de son système d’organisation afin d’explorer des solutions d’automatisation adaptées à ses besoins.

La problématique

Pendant cet audit, nous avons analysé en détail l’ensemble des tâches et outils qui composent le quotidien de Benjamin.

Son activité étant déjà très bien structurée, nous avons surtout identifié deux axes principaux pour lui permettre de gagner du temps et d’alléger sa charge mentale.

Le suivi des prospects et des clients

Benjamin gère aujourd’hui l’intégralité de ses prestations depuis son CRM sur Notion, avec différents statuts correspondants à chaque étape :

• Pour son suivi commercial : “RDV découverte”, “Devis à faire”, “Devis envoyé”, “Devis signé”, etc.
• Pour son suivi client : “Création d’entreprise”, “Comptabilité mensuelle à faire” “Comptabilité mensuelle faite”, “Préparation bilan”, “Bilan validé”, etc.

Il mettait à jour ces statuts manuellement, ce qui l’obligeait à faire des allers-retours constants entre différents outils, notamment son logiciel de facturation et son outil de réservation de rendez-vous.

Il souhaitait automatiser la mise à jour de ces statuts dans son CRM, et éliminer ces micro-tâches de son quotidien.

La programmation des mails

Pour chaque client suivi, Benjamin envoie plusieurs mails types à des moments clés :

• Un mail chaque année pour inviter le client à réserver son RDV de pré-bilan
• Un mail chaque année pour inviter le client à réserver son RDV de bilan
• Pour certains clients, un mail chaque trimestre pour inviter le client à réserver son RDV “Point financier”

À chaque fois, il réinsère également le lien vers son outil de réservation (Calendly).

Jusqu’à présent, il s’appuyait sur la fonctionnalité de programmation de Gmail pour gérer ces envois. Cependant, cette méthode présentait une contrainte majeure : Gmail limite le nombre d’emails programmés à 100, ce qui était insuffisant par rapport à ses besoins. Il était donc obligé de tenir à jour un tableau de suivi et de programmer les mails au fur et à mesure que les précédents étaient envoyés.

Il rêvait d’une solution plus pratique qui lui faciliterait la vie, tout en continuant d’offrir une expérience aux petits oignons à ses clients.

Quelques jours après notre RDV d’audit, Benjamin a reçu sa feuille de route détaillée, regroupant plusieurs propositions d’automatisations adaptées à ses besoins. Enthousiaste à l’idée de simplifier son organisation, il m’a donné rapidement son feu vert pour démarrer la mise en place de plusieurs solutions identifiées.

Les solutions

Le suivi automatisé des prospects et des clients

Pour la mise à jour des statuts dans le CRM, nous avons mis en place plusieurs automatisations Make :

• Un scénario qui, à chaque réservation d’un RDV découverte via Calendly, ajoute le prospect dans le CRM Notion
• Un scénario qui, à chaque réservation d’un RDV bilan via Calendly, met à jour le statut du client dans le CRM Notion
• Un scénario qui, à chaque paiement Stripe, met à jour le statut du dossier dans le CRM Notion

La programmation des mails

Une nouvelle base de données Notion “Mails automatiques”, a été créée et reliée au CRM existant. Une automatisation Make se charge ensuite d’envoyer les mails de cette base de donnée à la date et l’heure indiquée.

Pour chaque client suivi, Benjamin prépare donc maintenant ses mails directement dans Notion. En trois clics, il peut récupérer ses templates et personnaliser son texte, le tout sans quitter son CRM. En bonus : la date d’envoi du mail est automatiquement calculée d’après les autres champs déjà renseignés dans le CRM.

Les résultats

Une charge mentale allégée

Benjamin peut maintenant programmer ses emails à l’avance en quelques minutes, et ne plus avoir à s’en soucier par la suite. De même, son CRM se met à jour automatiquement à chaque nouvelle réservation de rendez-vous, ce qui lui évite de nombreux allers-retours entre ses outils.

Gain de temps et meilleure disponibilité pour ses clients

Benjamin estime avoir réduit de 90% le temps qu’il consacre à la programmation des mails et à la mise à jour de son CRM, ce qui représente environ 7 heures par mois. Au-delà du gain de temps, il a gagné en sérénité et en disponibilité pour ses clients : il peut consacrer davantage d’énergie à son cœur de métier — l’accompagnement et le conseil — plutôt qu’à des tâches répétitives et chronophages.

Le témoignage de Benjamin

Le contexte

Amandine, auxiliaire de puériculture, propose depuis 2020 des soins de bien-être et des accompagnements pour les jeunes parents et leurs bébés, en parallèle de son activité à l’hôpital.

En 2021, elle m’a confié la création de son site one-page pour présenter ses prestations et leurs tarifs. Dès le départ, Amandine a voulu permettre l’achat de bons cadeaux, notamment pour des occasions comme les naissances, en invitant les personnes intéressées à la contacter via le formulaire du site.

Grâce au bouche-à-oreille, sa clientèle s’est rapidement élargie, et son agenda s’est rempli. Les demandes de bons cadeaux ont également augmenté, ce qui l’obligeait à consacrer beaucoup de temps à la gestion administrative. Face à cette croissance, Amandine a décidé fin 2023 d’automatiser la commande des bons cadeaux afin de récupérer du temps, simplifier la gestion et se concentrer davantage sur son cœur de métier.

La problématique

Amandine gérait ses bons cadeaux entièrement de manière manuelle, ce qui impliquait plusieurs étapes assez chronophages :

• Elle échangeait par email avec chaque client pour déterminer le montant du bon cadeau, coordonner le paiement par virement bancaire, et répondre aux questions éventuelles.
• Une fois les détails confirmés, elle personnalisait chaque bon cadeau sur Canva en ajoutant les prénoms de l’expéditeur et du destinataire.
• Enfin, elle imprimait le bon cadeau et l’envoyait par courrier au client, ce qui ajoutait d’ailleurs un délai supplémentaire pour le client.

Ce processus exigeait qu’Amandine reste constamment attentive à sa boîte mail et réponde rapidement aux demandes pour assurer un service de qualité. Elle consacrait plusieurs heures chaque mois à cette gestion, ce qui empiétait sur le temps qu’elle pouvait consacrer aux soins. Cette charge administrative devenait d’autant plus problématique que son activité se développait : il devenait donc nécessaire de trouver une solution plus efficace pour lui permettre de se concentrer sur son cœur de métier tout en préservant sa qualité de service.

La solution

Amandine souhaitait une solution aussi simple et intuitive que possible, tant pour elle que pour ses clients. Il était important pour elle de pouvoir personnaliser les bons cadeaux avec les prénoms (”De la part de…” et “Pour…”) et avec des informations spécifiques selon la prestation choisie. Ces informations devaient également être rappelées dans le formulaire de commande.

Après avoir analysé les outils disponibles, nous avons opté pour une solution 100% personnalisée, construite avec Tally, Stripe, Make, Notion et la suite Google.

Le parcours de commande automatisé se déroule désormais ainsi :

• Le client se rend sur le formulaire Tally et sélectionne le bon cadeau souhaité, puis renseigne les informations à y inclure avant de procéder au paiement sécurisé par carte bancaire via Stripe.
• Une fois le paiement validé, une automatisation Make s’active pour générer un bon cadeau personnalisé et numéroté. Celui-ci est automatiquement envoyé par email au client, assurant une réception immédiate.
• Parallèlement, une facture est générée automatiquement et enregistrée dans Google Drive pour faciliter le suivi comptable.
• Chaque bon cadeau est également enregistré dans une base de données Notion, permettant à Amandine de suivre les bons utilisés, de vérifier leur validité, et d’avoir une vue d’ensemble sur l’historique des commandes.

Pour simplifier l’accès à ce nouveau système, un nouvel onglet a été ajouté au menu du site, redirigeant directement vers le formulaire de commande de bons cadeaux.

Par la suite, nous avons enrichi le système avec deux automatisations supplémentaires :

• La création automatique des évènements Discord à partir d’un calendrier Google Agenda
• L’envoi d’un message automatique chaque matin dans le canal Discord principal si un live est prévu dans la journée, pour stimuler la participation et l’engagement

Les résultats

Une nette augmentation des ventes de bons cadeaux

Dans les 6 premiers mois suite à la mise en place de cette solution automatisée, Amandine a augmenté ses ventes de bons cadeaux de 45% par rapport aux 6 mois précédents.

En effet, le processus de réservation étant désormais beaucoup plus fluide, cela encourage davantage de personnes à passer commande pour offrir.

Un gain de temps conséquent

Amandine estime qu’elle consacrait entre 30 minutes et 1 heure pour gérer chaque bon cadeau manuellement. Grâce à ce système automatisé, elle a ainsi gagné au minimum 10h par mois, ce qui lui a permis de se concentrer davantage sur ses soins.

Conclusion

En plus du temps considérable gagné (au moins 10 heures par mois), Amandine a également constaté une augmentation des ventes de bons cadeaux de 45%. Cet effet secondaire positif découle directement de l’amélioration de l’expérience client grâce à cette solution automatisée.

Par la suite, elle envisage également d’automatiser la prise de rendez-vous. Actuellement, Amandine gère cette tâche manuellement, car elle doit toujours prendre en compte divers facteurs, notamment son propre emploi du temps, mais aussi les dates clés de ses clients. En effet, certains soins doivent être administrés à des moments précis de la grossesse ou de la vie du nouveau-né.

Cette prochaine étape d’automatisation lui permettra donc de gagner encore davantage de temps de gestion, et devra là aussi être pensée sur-mesure pour répondre aux spécificités de l’activité d’Amandine.

Le témoignage d’Amandine